Die Auswirkungen und Integration von generativer KI in Beschaffungsprozesse

Generative KI, eine Unterkategorie der künstlichen Intelligenz, die darauf abzielt, neue Inhalte und Erkenntnisse aus bestehenden Daten zu generieren, revolutioniert verschiedene Branchen. Ein Bereich, in dem ihr Einfluss zunehmend spürbar wird, ist die Beschaffung. Da Organisationen bestrebt sind, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und wettbewerbsfähig zu bleiben, bietet generative KI transformative Potenziale. Dieser Blog untersucht, wie generative KI die Beschaffungsprozesse verändert, welche Vorteile sie bringt, welche Herausforderungen bestehen und welche Zukunft sie für Beschaffungsfachleute bereithält.

Der Aufstieg der generativen KI in der Beschaffung

Generative KI umfasst die Nutzung fortschrittlicher Algorithmen, um neue Daten zu generieren, wie z.B. Texte, Bilder oder sogar prädiktive Erkenntnisse, basierend auf Eingangsdaten. In der Beschaffung bedeutet dies, KI zu nutzen, um verschiedene Funktionen zu automatisieren und zu optimieren, von der Ausgabenanalyse und Vertragsmanagement bis hin zum Lieferantenbeziehungsmanagement und Risikominderung.

Laut einem Bericht von Bain & Company stellt generative KI eine “einmalige Gelegenheit in einem Jahrzehnt dar, die Beschaffung zu transformieren” und die Fähigkeiten im Risikomanagement, bei umsetzbaren Erkenntnissen, der Lieferantenbewertung und der prädiktiven Modellierung zu verbessern​ (Home of Procurement & Supply Chain News)​. Da immer mehr Organisationen diese Technologien erproben und implementieren, steht die Beschaffungslandschaft vor erheblichen Veränderungen.

Verbesserung der Ausgabenanalyse

Eines der wichtigsten Gebiete, in denen generative KI einen Unterschied macht, ist die Ausgabenanalyse. Traditionelle Ausgabenanalysen beinhalten arbeitsintensive Prozesse zur Sammlung, Kategorisierung und Analyse von Ausgabendaten. Generative KI vereinfacht dies, indem sie die Datenextraktion und -klassifizierung automatisiert und Echtzeit-Einblicke in Ausgabemuster liefert.

KI-gesteuerte Ausgabenanalysetools können zukünftige Ausgabentrends vorhersagen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren und Anomalien erkennen, die auf Betrug oder Ineffizienzen hinweisen könnten. Dies ermöglicht es Beschaffungsteams, fundiertere Entscheidungen zu treffen, bessere Bedingungen mit Lieferanten auszuhandeln und ihre Budgets effektiv zu optimieren.

Revolutionierung des Vertragsmanagements

Das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) ist ein weiteres Gebiet, das durch generative KI reif für eine Transformation ist. Das Management von Verträgen umfasst das Entwerfen, Überprüfen, Verhandeln und Überwachen der Einhaltung, Aufgaben, die oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Generative KI kann viele dieser Aufgaben automatisieren, Konsistenz gewährleisten, das Risiko menschlicher Fehler verringern und den Vertragsentwurfsprozess beschleunigen.

KI-Algorithmen können historische Vertragsdaten analysieren, um optimale Vertragsbedingungen vorzuschlagen, potenzielle Risiken hervorzuheben und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Dies strafft nicht nur den CLM-Prozess, sondern erhöht auch die Gesamteffizienz und Wirksamkeit der Beschaffungsoperationen​ (The Hackett Group)​.

Optimierung des Lieferantenbeziehungsmanagements

Das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer robusten Lieferkette. Generative KI hilft, indem sie tiefgehende Einblicke in die Leistung, Risiken und Chancen der Lieferanten bietet. KI-gesteuerte Tools können Daten aus verschiedenen Quellen analysieren, einschließlich Lieferantenkommunikation, Leistungskennzahlen und Markttrends, um einen umfassenden Überblick über die Gesundheit der Lieferanten zu bieten.

Dies ermöglicht es Beschaffungsexperten, Lieferantenbeziehungen proaktiv zu verwalten, Risiken vorherzusehen und zu mindern und die Zusammenarbeit zu fördern. KI kann auch bei der Lieferantenauswahl helfen, indem sie potenzielle Lieferanten anhand vordefinierter Kriterien bewertet und sicherstellt, dass die Beschaffungsteams die besten Partner zur Erfüllung ihrer Bedürfnisse auswählen.

Risikomanagement und -minderung

Risikomanagement ist ein ständiges Anliegen in der Beschaffung, insbesondere in der heutigen volatilen globalen Markt. Generative KI verbessert das Risikomanagement, indem sie potenzielle Störungen vorhersagt und umsetzbare Erkenntnisse zur Minderung liefert. Durch die Analyse von Daten aus mehreren Quellen, einschließlich geopolitischer Ereignisse, Wirtschaftsindikatoren und Lieferantenleistungen, können KI-Tools Risiken frühzeitig identifizieren und geeignete Reaktionen vorschlagen.

Beispielsweise kann KI Lieferkettenstörungen aufgrund von Naturkatastrophen oder politischer Instabilität vorhersagen, sodass Beschaffungsteams Notfallpläne entwickeln und alternative Lieferanten im Voraus sichern können. Dieser proaktive Ansatz hilft Organisationen, die Kontinuität zu wahren und die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse auf ihre Lieferketten zu minimieren​ (Procurement Tactics)​.

Herausforderungen bei der Integration von generativer KI

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist die Integration von generativer KI in Beschaffungsprozesse nicht ohne Herausforderungen. Eine der Hauptschwierigkeiten ist die Datenqualität und -verfügbarkeit. Generative KI ist auf große Mengen genauer und qualitativ hochwertiger Daten angewiesen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu generieren. Organisationen müssen in robuste Datenmanagementpraktiken investieren, um sicherzustellen, dass ihre KI-Systeme auf zuverlässige Daten zugreifen können.

Eine weitere Herausforderung ist der Bedarf an qualifiziertem Personal, das in der Lage ist, KI-Ergebnisse zu verwalten und zu interpretieren. Während KI viele Aufgaben automatisieren kann, ist menschliche Aufsicht unerlässlich, um die Ergebnisse zu validieren und zu kontextualisieren. Dies erfordert Schulung und Weiterbildung von Beschaffungsfachleuten, um effektiv mit KI-Technologien zu arbeiten.

Darüber hinaus gibt es Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes. Da KI-Systeme mit sensiblen Beschaffungsdaten umgehen, müssen Organisationen strenge Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um Datenverletzungen zu verhindern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Die Zukunft der Beschaffung mit generativer KI

Die Integration von generativer KI in die Beschaffung befindet sich noch in den Anfängen, aber ihr Potenzial ist enorm. Da immer mehr Organisationen KI-gesteuerte Tools einsetzen, ist ein bedeutender Wandel in den Betriebsabläufen der Beschaffung zu erwarten. Der Fokus wird zunehmend auf strategische Entscheidungsfindung gelegt, die durch Echtzeit-Einblicke und prädiktive Analysen unterstützt wird.

Zukünftige Fortschritte in der generativen KI könnten die Beschaffungskapazitäten weiter verbessern. Beispielsweise könnte KI anspruchsvollere Plattformen zur Lieferantenkooperation ermöglichen, auf denen Beschaffungsteams und Lieferanten durch gemeinsame Erkenntnisse und prädiktive Modelle Wert schaffen. KI-gesteuerte Chatbots und virtuelle Assistenten könnten routinemäßige Beschaffungsaufgaben übernehmen und Fachleuten ermöglichen, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren.

Darüber hinaus könnte generative KI eine entscheidende Rolle bei Nachhaltigkeitsbemühungen spielen. Durch die Analyse von Daten zu Umweltauswirkungen kann KI Organisationen helfen, nachhaltigere Beschaffungsentscheidungen zu treffen und so ESG-Ziele und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Fazit

Generative KI wird die Beschaffungsprozesse transformieren und beispiellose Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und strategischen Mehrwert bieten. Von der Verbesserung der Ausgabenanalyse und des Vertragsmanagements bis hin zur Optimierung der Lieferantenbeziehungen und des Risikomanagements gestalten KI-gesteuerte Tools die Beschaffungslandschaft neu. Obwohl Herausforderungen bestehen, überwiegen die Vorteile der Integration von generativer KI bei weitem die Hürden und versprechen eine Zukunft, in der die Beschaffung agiler, proaktiver und datengetriebener ist.

Während Organisationen weiterhin diese Technologien erkunden und implementieren, müssen Beschaffungsfachleute informiert und anpassungsfähig bleiben und die Veränderungen, die die generative KI mit sich bringt, annehmen. Auf diese Weise können sie das volle Potenzial der KI ausschöpfen und ihre Organisationen zu größerem Erfolg und Nachhaltigkeit führen.